A legjobb e-etikett-tippek

Mindannyian szemtanúi vagyunk annak a munkavállalónak, aki véletlenül „mindent megválaszol” gombra kattint egy vállalati szintű e-mailben, és kevésbé hízelgő megjegyzéseket küldött a főnökről az egész hivatal- beleértve a főnököt - és nem csak a barátaikat. És hányszor hibázunk abban, hogy nem válaszolunk egy e-mailre egy gyors határidőn belül, vagy valakit, aki nem válaszol a miénkre, amikor valóban sürgős válaszra van szükségünk?

Ha egy átlagos amerikai munkavállaló a a hét negyedévében kiásni a látszólag végtelen számú e-mailt, amelyek naponta betörnek a beérkező levelek mappájába (és még több, ha számít arra, hogy időt vesz igénybe a csevegésekre való azonnali válaszadáshoz üzenetküldő platformokon, mint például a Slack és a Google Hangouts), nem meglepő, hogy az e-mail etikett megsértése, ha nem is súlyos összecsapás, megrémüléssel fordulhat elő. rendszeresség. Szeretne segíteni abban, hogy a beérkező levelek magukban hagyják az udvariasság és az udvariasság helyét? Itt vannak az üzleti e-mail etikett aranyszabályai, amelyek közül sok betartható a személyes és a szakmai életben.

Küldjön e-maileket aktuális, tiszta tárgysorokkal

A végtelen spam mellett nem sok ennél is idegesítőbb, mint ha 10 000 e-mailt kell átvágnunk ugyanazzal a tárgysorral, hogy megtaláljuk a kívánt információval rendelkezőt. Ha az üzenet egy új témára szól, egyszerűbbé tegye mindenki életét, és sokkal népszerűbbé tegye magát azáltal, hogy új e-mailt indít vagy legalább a tárgysorot frissíti.

Etikett szakértő, a Modern etikett a jobb életért, és a A texasi Protokoll Iskola, Diane Gottsman, azt gondolja, hogy az egyik legnagyobb háziállat-menedzser és a csapatuk nem tudja, mit válaszolnak. "Egy hónappal ezelőtt talán írta:„ Köszönöm az ebédet ”a tárgysorba. Most egy új áttételről beszél, amelyet valakinek küldeni akar, tehát indítson új e-mailt. Akkor, ha keresniük kell ezt az e-mailt, téma szerint is megtehetik. ”

Ha attól tart, hogy egy új e-mail nem fogja átjutni a címzett tűzfalán, vagy lehetséges, hogy nem fogja visszahívni aki a legutóbbi kommunikációtól számítva, Gottsman szerint megengedett, hogy a válaszod utoljára válaszoljon levelezés. Ily módon az a személy visszatérhet a régi levelezéséhez, és megismerkedhet azzal, aki vagy. "De a legfontosabb az, hogy megváltoztassuk a tantárgyat" - mondja.

A sürgősség alapján rangsorolja a Beérkező levelek mappát

Időnként, amikor egy különösen látványos e-mail halom alá temetnek el, és úgy érzi, hogy soha nem fogja látni a fényt, akkor lehet, hogy egy napnál több időbe telik, hogy mindenkire válaszoljon. Üzleti etikett azt írja elő, hogy az e-maileket egy napon belül vissza kell küldeni, de még Gottsman azt mondja: „Néha két napba telik, hogy valakihez visszatérjünk. Az, hogy milyen gyorsan kell válaszolni, valójában az e-mail fontosságától és attól függ, hogy ki küldte. Vannak olyan emberek, akik hidegen hívnak, vagy felhívnak téged. Nem köteles minden egyes e-mailt visszaküldeni. ”

Másrészt, ha időérzékeny e-mailt küldött, és nem kapott gyors választ, akkor megfelelő protokollon belül lehet felvenni a telefon és hívja fel kollégáját. Időérzékenyről beszélve, ne sírj farkast - nem számít, mennyire akar válaszolni. „Ne szenzualizálja a sürgősséget” - mondja Gottsman. „Nem minden egy 911-es hívás. Ha szenzibilizál egy helyzetet, hogy felhívja a figyelmüket, el fogja veszíteni a hitelességét. Ha valóban nem sürgõs, ne írja a „sürgõs” elemet. És ha ez olyan fontos, akkor fel kell vennie a telefont és fel kell hívnia. ”

Szemtől szembe van a hely

Az e-mail küldése előtt az emberek szembeszálltak a nehéz kérdésekről. Manapság a kemény dolgokat - akár személyes, akár profi - gyakran számítógépes képernyőn kezelik. Lehet, hogy kevésbé kellemetlen beszélgetéseket tehet, de ez nem jelenti azt, hogy a Gottsman szerint ez a helyes cselekedet. "Egyszerűen nem szabad rossz üzeneteket küldenie az e-mailben" - mondja. „Bármilyen nagyon érzékeny dolgot továbbra is személyesen, vagy legalább fültől-fülig kell kezelni. Nem tüzel el valakit e-mailben. Az e-mailen keresztül csak akkor adhat komoly információt, ha erre feltétlenül szükség van. ”

Hogyan véget ér egy e-mail lánc?

Egyszerűen nem állnak meg, bármilyen okból. Fél, hogy levágja, mert nem akarja, hogy sértse. Az örökkévalóságot ugyanazt a táncot tölti nap mint nap? Mikor lesz vége? Természetesen az a kínos eseménylánc, amelyről beszélünk, a szinte örök e-mail hurok a „köszönöm” és „Én örömöm” üzleti levelezés, amelybe néha beragadhatunk, mert senkinek sincs fogalma, hogyan kell lezárni azt. Gottsman azt mondja: „Egyszer megy oda-vissza. Ön e-mailt küld: "Köszönöm." E-mailt küldök: "Örömömre." És ez az. Olyan, mint egy kézfogás - valakinek el kell engednie. "

Kevesebb mindig több

És miközben a végtelen e-mailek küldésével foglalkozunk, amikor egy „mindent megválaszol” e-mailben szerepel, legyen az személyes vagy hivatásos, ne válaszoljon automatikusan mindenkinek, akik a szálakban vannak. Gondolj a többi címzettre. Jó esély van rá, hogy nem mindenkinek kell elolvasnia a válaszát, és ez nemcsak zavaró lehet, hanem bosszantó is lehet, értesítést kap a celláján lévő új e-mailek értesítése után, ha ezeknek semmi köze sincs te.

Az üzleti e-maileken más módon is enyhítheti. Kerülje el az érzelmeket és a túl sok felkiáltójelet, ami fiatalosnak tűnhet. Ragaszkodjon egy klasszikus, tiszta, könnyen olvasható fekete-fehér betűtípushoz, és használjon profi üdvözleteket és szavakkal. Ne felejtsd el azt is, hogy a humor gyakran nem fordul jól át digitális kommunikáció, vagy különböző kultúrák és generációk. "Az e-mail csak önmaga kiterjesztése" - mondja Gottsman. „Ügyeljen arra, hogy helyesírás-ellenőrzést végezzen, megfelelő írásjelek használatával, és ne használjon kisbetűket a mondat elején. Azért, mert jelentése benyomást kelt a címzettről, még akkor is, ha személyes e-mailről van szó. ”

Illusztrációk: Mary Fama.